Bước một: cần lưu ý, trước hết phải xác định thật rõ nhu cầu xuất đi để chọn đúng loại hình và chuẩn bị các chứng từ phù hợp với loại hình đó. Một số nhu cầu cơ bản  theo loại hình này:
– Hàng cần đem đi qua nước ngoài sửa chữa, hiệu chuẩn (cần có hợp đồng, mail thỏa thuận sửa chữa)
– Hàng cần đem đi qua nước ngoài bảo hành (cần có hợp đồng mua bán có điều khoản bảo hành còn hiệu lực)
– Hàng cần đem đi triễn lãm nhưng sẽ phải tái nhập về (phải có giấy mời, thư bảo lãnh, hợp đồng thuê mướn…-tùy theo trường hợp).
– Hàng đem đi cho đối tác nước ngoài thuê có thời hạn (phải có hợp đồng cho thuê – ghi rõ thời hạn thuê).
– Hàng đem qua nước ngoài kiểm tra, test, lấy mẫu phân tích (dạng này cần phải chắc chắn tái nhập về nếu kiểm tra đạt / không đạt, test đủ tiêu chuẩn/ không đủ tiêu chuẩn…)

Bước hai: book hãng tàu hay hãng hàng không để có chỗ xuất hàng đi. Quy trình này cũng giống như hàng xuất bình thường.

Bước ba: sau khi xác định rõ là hàng làm theo dạng tạm xuất – tái nhập, cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như sau:
– Hợp đồng sửa chữa, hợp đồng bảo hành, hợp đồng thuê mướn… (đã nêu ở trên)
– Commercial Invoice được cung cấp từ công ty người gửi. Giá trị hàng hóa tùy trường hợp, có thể là 100% giá trị nếu hàng mới mua chưa sử dụng mà bị lỗi hay hàng đem đi triễn lãm, hoặc chỉ còn 10-20% giá trị ban đầu do có khấu hao sử dụng. Lưu ý là không nhất thiết giá hàng hóa phải cao hơn giá sửa chữa (trong trường hợp sửa chữa). Giải thích là do hàng hóa đã được khấu hao tài sản.
– Packing List
– Công văn xin tạm xuất – tái nhập 
– Tờ khai xuất khẩu
Lưu ý quan trọng: cần thể hiện rõ số serial number, model, hãng sản xuất, xuất xứ trên chứng từ trùng khớp với trên hàng hóa.

Các mặt hàng mà khi nhập về phải có giấy phép của các bộ chuyên ngành, khi làm thủ tục tạm xuất thì phải xin giấy phép của bộ công thương

Bước bốn: làm thủ tục hải quan, thông quan, cho hàng lên tàu, máy bay và xuất đi. Quy trình này cũng giống như quy trình hàng xuất bình thường.

Bước năm: theo dõi hàng hóa, làm việc với đại lý tại nước ngoài về việc giao nhận hàng hóa. Lúc này toàn bộ là làm việc bằng email, điện thoại… vì mình không thể qua nước ngoài theo dõi việc tạm nhập hàng hóa.

Ở bước này, lưu ý một điều quan trong, đại lý nào làm thủ tục tạm nhập vào nước họ, thì lúc tái xuất ra chúng ta phải báo chính đại lý đó làm. Vì theo quy định nhiều nước, chẳng hạn là Singapore, sẽ bắt buộc nếu một forwarder làm hàng tạm nhập mà không tái xuất sẽ phải chịu phí phạt và đóng 7% thuế GST.

Bước sáu: đảm bảo thời gian tạm xuất luôn còn hạn hiệu lực, nếu thấy sắp đến hiệu lực mà hàng hóa chưa sửa chữa xong, hay thời gian thuê mướn được gia hạn thêm… thì bạn phải làm thủ tục gia hạn cho tờ khai tạm xuất.

Bộ hồ sơ cho quy trình này là:
– Tờ khai tạm xuất bản gốc (liên do người xuất khẩu giữ) + bản photo sao y
– Công văn xin gia hạn
– Hợp đồng sữa chữa, thuê mướn, bảo hành…
– Điều khoản, phụ lục có ghi gia hạn trong hợp đồng thuê mướn; hoặc email, công văn thông báo cần thêm thời gian sửa chữa, bảo hành, triễn lãm…

Sau khi trình hải quan, hải quan tại chi cục mở tờ khai tạm xuất sẽ xác nhận trên tờ khai là gia hạn đến bao lâu.

Bước bảy: Giả sử như hàng hóa đã xong việc, cần tái nhập về, đây là lúc quan cần lưu ý một số điểm như sau:
– Xác định là đúng hàng hóa đã được gửi đi (trùng serial number, model hay thông số trên tờ khai tạm xuất) -> có thể yêu cầu chụp lại ảnh trước khi gửi hàng đi để kiểm tra.
– Giá trị hàng hóa sẽ không tính thuế, lúc xuất đi khai giá trị hàng hóa như thế nào thì lúc về cũng phải khai y chang. Nếu có khác biệt, cần phải chuẩn bị lý do giải trình.
– Sẽ tính thuế trong giá trị sửa chữa, giá trị cho thuê, bảo hành có phát sinh chi phí cũng sẽ tính thuế vào chi phí đó. Và thuế suất sẽ tính theo thuế suất hàng hóa đó.
– Hàng sẽ không chịu thuế VAT (điểm này quan trọng).

Sau khi xác định đầy đủ các yếu tố thì  liên hệ với forwarder nào làm tạm nhập hàng hóa bên nước ngoài, báo họ làm thủ tục tái xuất.

Book lịch tàu, lịch bay…Lấy B/L hay AWB khi hàng đã hoàn tất tái xuất.

Bước tám: Làm thủ tục tái nhập cho lô hàng

Cần chuẩn bị bộ hồ sơ tái nhập như sau:
– Tờ khai nhập khẩu. Lưu ý khai như tờ khai xuất, dĩ nhiên sẽ có một vài điểm khác biệt. Invoice sẽ khác vì bây giờ sẽ là Invoice do đối tác nước ngoài gửi, bắt buộc Invoice này phải có giá trị hàng hóa. (có thể báo nước ngoài làm giá trị hàng như lúc mình làm). Cũng có thể khác ở số kiện, số kgs (nếu chứng minh được hàng cần lắp thêm phụ tùng vào). Phải có giá trị sửa chữa để làm căn cứ tính thuế.

– Công văn tái nhập
– Invoice
– Packing List