Quản lý chất lượng sản phẩm là sự phối hợp các yếu tố giúp định hướng và kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm như chính sách chất lượng, hoạch định chất lượng, mục tiêu chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cũng như cải tiến chất lượng sản phẩm.

Trong kinh doanh, sản phẩm là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý chất lượng sản phẩm? Quản lý chất lượng sản phẩm là gì và vì sao cần phải quản lý chất lượng sản phẩm? Bài viết sau đây, 3D Vina sẽ giúp bạn giải quyết những câu hỏi đó.

Hình ảnh: Minh họa quản lý chất lượng sản phẩm

Quản lý chất lượng sản phẩm là gì?

Chất lượng sản phẩm là sự phù hợp với yêu cầu và mục đích của người sử dụng. Và một sản phẩm đảm bảo chất lượng khi thỏa mãn các tiêu chí, thước đo, quy cách được đặt ra từ trước.

Chất lượng sản phẩm không phải tự nhiên mà có mà là nhờ sự tác động của hàng loạt yếu tố liên quan chặt chẽ với nhau và muốn đạt chất lượng tốt thì cần có sự quản lý tốt các yếu tố này. Hoạt động quản lý đó được gọi là quản lý chất lượng.

Quản lý chất lượng sản phẩm là sự phối hợp các yếu tố giúp định hướng và kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm như chính sách chất lượng, hoạch định chất lượng, mục tiêu chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cũng như cải tiến chất lượng sản phẩm.

Hình ảnh: Minh họa quản lý chất lượng sản phẩm

Vì sao doanh nghiệp cần phải quản lý chất lượng?

Bất cứ ngành nghề nào không chỉ trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, loại hình, quy mô, đặc biệt là những công ty muốn cạnh tranh trên thị trường quốc tế thì việc quản lý chất lượng sản phẩm đóng vai trò quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, là yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý tốt các hoạt động sản xuất.

Nhờ công cụ quản lý chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể:

– Nâng cao năng lực cạnh tranh: Khi quản lý chất lượng tốt thì số lượng hàng lỗi, hàng phải sản xuất lại càng ít, dẫn đến việc giảm chi phí nhân công, nguyên vật liệu. Chi phí giảm mà giá trị khách hàng nhận được từ sản phẩm vẫn đảm bảo chất lượng, giá thành lại thấp thì dẫn đến sức cạnh tranh của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao.

– Đáp ứng được các yêu cầu của xã hội: Nhu cầu của xã hội ngày càng cao, càng đa dạng cùng với thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt. Do đó doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế để nâng cao uy tín, khẳng định thương hiệu.

– Thực hiện tốt trách nhiệm xã hội: Khi sử dụng tốt nguồn lực, nguyên vật liệu thì sẽ tránh trường hợp gây lãng phí và hậu quả xấu về kinh tế, xã hội, môi trường. Tiết kiệm tối đa chi phí mà chất lượng vẫn được đảm bảo thì việc sản xuất sẽ được kiểm soát chặt chẽ cũng như có được phương pháp quản lý tối ưu cho tổ chức.

– Đóng góp lợi ích quốc gia: Khi chất lượng sản phẩm được đảm bảo không chỉ giúp cho doanh nghiệp phát triển và có vị thế trên thị trường mà còn khẳng định uy tín đất nước trên thương trường quốc tế và chất lượng cuộc sống của người dân từ đó cũng dần được nâng cao.

Hình ảnh: Minh họa quản lý chất lượng sản phẩm

Các nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm

Nguyên tắc 1: Định hướng bởi khách hàng

Chất lượng được định hướng bởi khách hàng vì thông qua việc duy trì, thu hút khách hàng sẽ giúp tổ chức dần chiếm lĩnh được thị trường.

Do đó, ngoài việc đáp ứng nhu cầu hiện tại của khách hàng cần có sự cải tiến, đổi mới công nghệ để đáp ứng nhanh chóng và vượt cao hơn sự mong đợi của họ bằng việc giảm sai lỗi, phế phẩm và kể cả những khiếu nại xảy ra.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Việc quản lý chất lượng sản phẩm không thể hiệu quả nếu thiếu đi tầm nhìn xa và sự cam kết triệt để của ban lãnh đạo về những giá trị cụ thể, rõ ràng và định hướng vào khách hàng.

Lãnh đạo cần phải đồng bộ giữa mục đích hoạt động và đường lối của tổ chức. Đồng thời chỉ đạo xây dựng chiến lược và biện pháp huy động, khuyến khích sự tham gia, sáng tạo của mọi nhân viên trong việc lập kế hoạch, mục tiêu giúp nâng cao năng lực cá nhân mỗi người cũng như đạt được kết quả cao nhất có thể.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nhân tố con người là một trong những nhân tố quan trọng của tổ chức, sự tham gia đầy đủ với những kỹ năng, kinh nghiệm, hiểu biết cùng sự nhiệt tình, ý thức trách nhiệm của họ sẽ giúp nâng cao sức mạnh nội lực cho tổ chức.

Mỗi con người từ vị trí cao đến thấp, với cương vị như thế nào đều có vai trò quan trọng như nhau trong việc thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm. Chính vì thế, ban lãnh đạo cần tạo điều kiện cho mỗi cá nhân học hỏi nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc, vị trí của mình.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Kết quả của việc tạo ra sản phẩm có giá trị cho tổ chức là tập hợp các hoạt động có liên quan được tiến hành theo một trình tự hợp lý được gọi là quá trình. Xác định một cách hợp lý và quản lý các quá trình được triển khai trong tổ chức và đặc biệt quản lý sự tương tác giữa các quá trình đó được gọi là “tiếp cận theo quá trình”.

Việc quản lý chất lượng sản phẩm phải được xem xét tiếp cận như một quá trình, kết quả quản lý chất lượng sẽ tốt khi các hoạt động trong quá trình tạo ra sản phẩm được quản lý và tương tác tốt. Đó là một dãy các hoạt động từ đầu vào đến đầu ra.

Nguyên tắc 5: Tính hệ thống

Một tổ chức, doanh nghiệp không thể giải quyết tốt bài toán chất lượng khi giải quyết riêng lẻ từng yếu tố tác động đến hệ thống quản lý chất lượng mà phải xem xét giải quyết một cách đồng bộ và hài hòa giữa các yếu tố đó.

Tập trung nguồn lực để cùng thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thông qua việc xác định, hiểu biết và quản lý hệ thống các quá trình có liên quan đến mục tiêu, chiến lược phát triển để đem lại hiệu quả cho tổ chức.

Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Ở nguyên tắc 1 cũng đã nêu rõ chất lượng được định hướng bởi khách hàng, mà nhu cầu của khách hàng ngày càng biến đổi theo xu hướng ngày càng cao hơn và đa dạng hơn. Do đó chất lượng cũng cần có sự đổi mới thông qua việc cải tiến liên tục, không ngừng.

Cải tiến là phương pháp để doanh nghiệp cải thiện mức độ chất lượng để tăng khả năng cạnh tranh. Cải tiến có thể là cải tiến thiết bị, công nghệ, phương pháp quản lý hay có thể là cải tiến nguồn lực, cơ cấu trong tổ chức. Tuy nhiên, cải tiến cũng cần phải kỹ càng, từng bước nhỏ hoặc nhảy vọt và bám sát vào mục tiêu hoạt động của tổ chức.

Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện

Mọi hành động trong quá trình quản lý chất lượng muốn thực hiện hiệu quả phải được xây dựng và phân tích một cách chính sách, không quyết định dựa trên việc suy diễn. Và quá trình đánh giá thường dựa trên chiến lược của tổ chức, các quá trình, các yếu tố đầu vào đầu ra….

Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng

Các mối quan hệ hợp tác với doanh nghiệp là mối qua hệ tương hỗ lẫn nhau, cùng có lợi, cùng tạo ra giá trị để nâng cao năng lực.

Thông qua mạng lưới các mối quan hệ nội bộ lẫn bên ngoài tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức đào tạo, cơ quan quản lý, đối thủ cạnh tranh,… Dựa vào những mối quan hệ đó để tổ chức xác định chiến lược phát triển giúp thâm nhập thị trường. Tuy nhiên, các bên quan hệ cần chú ý đến mối quan hệ hợp tác bằng cách giao lưu cũng như các nguyên tắc quan hệ trong từng nhóm đối tượng.

Hình ảnh: Minh họa quản lý chất lượng sản phẩm

Một số phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm

1. Kiểm tra chất lượng

Kiểm tra chi tiết các sản phẩm, hoạt động cũng như các bộ phận trong hệ thống quản lý giúp sàng lọc và loại bỏ những vấn đề không đáp ứng tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật áp dụng.

Để thực hiện tốt biện pháp kiểm tra chất lượng phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Đảm bảo không có sai sót xảy ra và thực hiện một cách trung thực, đáng tin cậy

– Chi phí kiểm tra phải thấp hơn chi phí xử lý sản phẩm lỗi

– Luôn đặt lợi ích khách hàng lên đầu, tránh gây thiệt hại cho người tiêu dùng

– Kiểm tra chặt chẽ, khắt khe nhưng đảm bảo không gây sự cố ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm

2. Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng như môi trường, yếu tố đầu vào đầu ra, phương pháp quản lý, con người…đến hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm nhằm mục đích theo dõi các yếu tố đó để ngăn ngừa sản xuất ra sản phẩm khuyết tật.

Để thực hiện tốt phương pháp này cần có một cơ cấu tổ chức phù hợp, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận để không xảy ra điểm nghẽn, sai sót.

3. Kiểm soát chất lượng toàn diện

Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm không chỉ áp dụng ở khu vực sản xuất và khâu kiểm tra mà để quản lý chất lượng sản phẩm phải áp dụng các phương pháp này trong tất cả các khâu của quy trình sản xuất từ nghiên cứu , khảo sát, thiết kế, mua hàng cho đến khâu đóng gói, lưu kho, vận chuyển, phân phối, bán hàng và kể cả dịch vụ sau bán hàng. Đồng thời kiểm soát chất lượng toàn diện cần huy động mọi nguồn lực trong tổ chức tham gia vào quy trình sản xuất.